在日常工作溝通中，不要忽略郵件溝通的重要性

作者：企業(yè)郵箱    發(fā)布時(shí)間：2020-04-30 14:24:59  訪問量：3230  

　　Email郵件是個(gè)神奇的東西，比起訊息，它顯得較正式，因此成為許多人職場上愛用的工具之一，你可能想要與某公司合作或是有事需要公司里別的部門來協(xié)助!

　　Email，是職場人的職場名片，也是和同事、客戶、領(lǐng)導(dǎo)等最常用的溝通方式之一。你也許會(huì)說，email嘛，天天寫，有什么難的?殊不知：很多人明明很努力，卻在職場上止步不前，其實(shí)是忽略了通過email進(jìn)行高效、專業(yè)的職場溝通的重要性!那么，到底什么才是好的職場email?

　　一封好的Email的評判標(biāo)準(zhǔn)

　　為了達(dá)到這個(gè)“有效溝通”的目的，就產(chǎn)生了大家口中所說的Email的幾個(gè)rules：

　　1、節(jié)約時(shí)間，直奔主題 : 在Email一開始就表明自己寫這封Email的目的

　　2、重點(diǎn)明確，邏輯清晰: 讓對方一眼就能看明白你要講的內(nèi)容。比如分段縮進(jìn)，或是用Bullet Points列出你的觀點(diǎn)。

　　3、Action Action Action: 就是讓對方明確地知道你需要他做什么。

　　7種常見Email錯(cuò)誤

　　1、回覆的信件標(biāo)題已經(jīng)不是討論重點(diǎn)

　　在討論事情的時(shí)候，我們經(jīng)常直接回復(fù)對方的來信，所以經(jīng)過幾次交流，標(biāo)題可能會(huì)變成“re:re:turesday?”也許你想在周二開始的時(shí)候討論一些事情，但是以后的內(nèi)容應(yīng)該和周二無關(guān)，所以為了讓對方理解信的內(nèi)容，改標(biāo)題吧!

　　否則，如果對方是一個(gè)忙碌的人，每天都有幾十封郵件在交流，你那封標(biāo)題不明的信就會(huì)被忽略。

　　2、你的內(nèi)容沒有明確重點(diǎn)

　　有時(shí)你可能我灑灑打了一堆字，但是仔細(xì)一讀卻發(fā)現(xiàn)其實(shí)沒什么重點(diǎn)，這樣只是浪費(fèi)彼此時(shí)間。你可以試著將你想表達(dá)的東西用一句話講出來，若發(fā)現(xiàn)不行，可能就要重新整理一下思緒了。

　　盡量在前三句話就點(diǎn)出重點(diǎn)，最后要收尾時(shí)可以再換個(gè)方式強(qiáng)調(diào)一次，讓對方清楚接收到你的訊息。

　　3、忽略開頭的問候語

　　如果已經(jīng)是往來很多次的email，人們可能會(huì)省略開頭的問候語，但是一句簡單的「XX您好」或「哈啰，第三組的伙伴們」，都可以讓對方覺得比較有溫度，也會(huì)更愿意去了解你想傳達(dá)的訊息。

　　4、想感謝對方卻顯得很空洞

　　受人幫助或是收到別人送的禮物，難免會(huì)想寫封感謝信給對方，但是只寫一句很簡單的「謝謝」又顯得太隨便、沒誠意，所以要感謝別人時(shí)，記得寫下他們的實(shí)際作為，該是他們的功勞就不要吝于稱贊、感謝，會(huì)讓對方覺得受重視，未來你們的關(guān)系也可以更緊密。

　　5、太多字

　　你的目標(biāo)應(yīng)該是要在有限篇幅內(nèi)，簡短扼要的說明重點(diǎn)，而不是寫一堆小細(xì)節(jié)讓人看得眼花繚亂，篇幅太長的email也會(huì)讓人沒耐心看完喔，所以你可以遵循以下步驟:

　　a.刪掉多余的字，尤其是那些沒意義的形容詞，你不是在寫文章，而是在溝通。

　　b.將內(nèi)容分段，每段大概2-3個(gè)句子就可以了，才不會(huì)顯得內(nèi)容很多。

　　c.善用標(biāo)號(hào)，如果是可以列點(diǎn)的東西，就用列點(diǎn)的方式寫出來吧，這樣可以讓對方清楚你想表達(dá)的，你也不用為了整體的順暢度加那些冗言贅字。

　　6、錯(cuò)別字

　　如果是英文的內(nèi)容，文法跟拼字當(dāng)然很重要，如果句子結(jié)構(gòu)完全不對，讀的人根本就看不懂，還要花時(shí)間去猜你想表達(dá)的，這樣反而浪費(fèi)時(shí)間。如果是中文內(nèi)容，錯(cuò)字也需要注意，所以按送出之前，檢查一次信件內(nèi)容吧。

　　7、只有批評沒有建議

　　如果有人表現(xiàn)很差，你覺得需要批評他、點(diǎn)出他的錯(cuò)誤當(dāng)然可行，但是不要只會(huì)批評，你有什么改進(jìn)的建議，甚至是自身經(jīng)驗(yàn)都可以跟對方分享，一封充滿攻擊性的批評沒什么意義，那只會(huì)讓彼此關(guān)系更差而已。

　　9個(gè)你可以注意的細(xì)節(jié)(技巧)

　　1、有力的主題

　　人們每天在收件箱里會(huì)收到大量的電郵。想讓你的郵件脫穎而出，給它起一個(gè)吸引收件人眼球的主題就很重要了。主題還要和電郵內(nèi)容密切相關(guān)。如果回復(fù)時(shí)能換個(gè)主題，就會(huì)比“回復(fù)：”好多了。

　　2、正確地發(fā)送

　　把郵件發(fā)給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關(guān)的電子郵件。只有必要的時(shí)候才可以使用抄送和密送功能。此外，電子郵件還應(yīng)該因人而異，這樣更能使別人覺得與自己密切相關(guān)。

　　3、語法準(zhǔn)確無誤

　　在電子郵件中看到錯(cuò)誤是很使人厭煩的。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯(cuò)誤語法只會(huì)降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力

　　4、言簡意賅

　　人們的注意力是有限的，所以想盡快讀完郵件。因此，盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如，用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調(diào)，像是“但并非最不重要的''，還有法律術(shù)語像“參考”或者“請于簽字人聯(lián)系”。

　　5、適當(dāng)?shù)母袷?/strong>

　　你郵件的所有內(nèi)容不應(yīng)該都放在一段，這會(huì)使讀者很難理解你的意思。還要避免有很多從句的長句復(fù)雜句。有邏輯地組織你的文章，包括要點(diǎn)，標(biāo)題和用于說明的副標(biāo)題。

　　6、適當(dāng)?shù)拇朕o

　　像緊急、重要這類的詞旨在抓住收件人的注意力。如果在不必要的時(shí)候使用這些詞，你的郵件對收件人來說就會(huì)顯得沒有價(jià)值。所以，慎重使用“緊急”，只在真正必要的時(shí)候才選取這類詞匯。

　　7、使用鏈接和附件

　　有效地使用附件和超鏈接會(huì)幫助你以高效的方式傳達(dá)信息，還可以使你的郵件引起注意。使用鏈接而不要復(fù)制粘貼大段的內(nèi)容。

　　8、給出回復(fù)的截止日期

　　如果你的郵件需要回復(fù)，那么郵件中應(yīng)該給回復(fù)人明確指出截止時(shí)間。這使收件人更容易理解你想讓他做什么。

　　9、給出明確的行動(dòng)指令

　　如果你的郵件要求讀者完成某項(xiàng)行動(dòng)或任務(wù)，那么指令應(yīng)該清晰明了。不止一次提及，那么讀者就不會(huì)漏掉了。